Een bedrijf dat werknemers in dienst neemt zal vanzelfsprekend salaris aan deze werknemers gaan betalen. Dit salaris dient immers als tegenprestatie voor de geleverde inspanningen. Toch komt er, bij het in dienst nemen van werknemers, meer kijken dan alleen salarisverwerking. Zo is iedere werkgever ook wettelijk verplicht om de Belastingdienst te betalen en een salarisadministratie bij te houden. Deze pagina biedt meer inzicht in waarom er een salarisadministratie moet worden gevoerd, wat een salarisadministratie nu eigenlijk inhoudt en wat dit van een werkgever vraagt.

Verschil loonadministratie en salarisadministratie

Salarisadministratie wordt ook wel loonadministratie genoemd. Beide termen hebben dezelfde betekenis

Waarom is een salarisadministratie belangrijk?

Elke werkgever met ten minste één werknemer in dienst is verplicht om een salarisadministratie bij te houden. Dit komt doordat een werknemer salaris ontvangt voor zijn werkzaamheden en de werkgever hierbij altijd als inhoudingsplichtige wordt aangemerkt door de Belastingdienst. Dit houdt in dat de werkgever loonheffingen moet inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. Loonheffingen is het totaal van de loonbelasting, premies voor volks- en werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekeringen. Net als bij andere belastingen geldt ook hier een administratieplicht. Als gevolg hiervan zijn werkgevers verplicht om alle gegevens van medewerkers en hun salaris vast te leggen in een salarisadministratie. Voor deze administratie geldt vervolgens ook nog eens een fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Wat is salarisadministratie?

De salarisadministratie bestaat onder andere uit het administreren van de personeelskosten en het uitbetalen van de werknemers. Ook het inhouden van loonheffing op het salaris van de werknemer is onderdeel van de salarisadministratie. Deze wettelijk verplichte inhouding wordt vervolgens afgedragen aan de Belastingdienst. Lees hieronder meer over waar een salarisadministratie ten minste uit moet bestaan:

• Administreren onbelaste en vrijgestelde vergoedingen

  Het verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van gegevens met betrekking tot onbelaste onkostenvergoedingen. Dit zijn vergoedingen die een werknemer wel ontvangt, maar die niet tot het salaris behoren en ook niet tot het belastbaar inkomen van de medewerker worden gerekend. Je kunt hierbij denken aan vergoedingen zoals zakelijke reiskosten, kosten voor zakelijk verblijf en een vergoeding voor werkkleding.

• Opnemen van beschikkingen en verklaringen

  Het bewaren van kopieën van beschikkingen en verklaringen die door de werknemer zijn aangeleverd

• Opstellen van loonstaten

  Het vermelden van gegevens die bedoeld zijn voor de belastingaangifte. Het gaat hierbij om informatie die van belang is voor de loonbelasting, premie volksverzekeringen en de premie werknemersverzekeringen. Dit betreft onder andere de werknemersgegevens, de werkgevergegevens, het salaris en de aftrekposten. De loonstaten worden volgens het officiële en actuele model loonstaat van de Belastingdienst opgesteld.

• Verstrekken van loonstroken

  Het uitreiken van een salarisspecificatie aan de werknemer. Bij de meeste werkgevers wordt er maandelijks een loonstrook verstrekt. Toch is een werkgever wettelijk slechts verplicht om een loonstrook te verstrekken bij de eerste betaling en bij verandering van het salaris. Op een loonstrook staan onder andere de naam van zowel de werknemer als de werkgever, de periode waarover het salaris is berekend, het aantal gewerkte uren, het wettelijk minimumloon dat geldt, het brutoloon en de bedragen waaruit het brutoloon is opgebouwd.

• Verstrekken van jaaropgave

  Het jaarlijks uitreiken van een overzicht met hierin het salaris dat de werknemer in dat jaar heeft verdiend. Op de jaaropgave staan onder andere ook de onbelaste vergoedingen en de ingehouden belasting en premies vermeld.

• Berekenen, inhouden, aangeven en afdragen van loonheffing

  Het gaat hierbij om loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en soms ook een inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Deze bedragen worden van het bruto salaris ingehouden. In veel gevallen zal er een loonheffingskorting worden toegepast.

• Uitbetalen van netto salarissen

  Het uitbetalen van het bruto salaris minus de loonheffing en eventuele andere heffingen zoals een pensioenbijdrage

CAO en Pensioen

Naast bovenstaande taken dient er verder ook rekening te worden gehouden met eventuele pensioen- en CAO regels. Deze regels verschillen per sector en per werkgever.

Hulp of advies nodig?

Heb jij de ambitie om je eerste personeel in dienst te nemen? Of sta je op het punt om je huidige salarisadministratie te digitaliseren en te automatiseren? In beide gevallen helpen wij je graag verder. Onze salarisspecialisten kunnen je bijvoorbeeld van dienst zijn in de vorm van salarisconsultant of interim salarisadministrateur. Wil je meer informatie over onze dienstverlening? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.